应在交付前明确业务资料、应用运维、模型服务和问题处理各自的负责人。资料更新不会天然等于索引更新，模型供应商升级也需要回归验证，维护范围应写进约定。
区分资料维护与应用运维
业务负责人确认资料来源、有效版本和可见范围；技术负责人处理解析任务、索引同步、运行日志、故障恢复和依赖更新。人员变动时应同步移交相关权限。
明确新增、删除和撤回资料的操作方式，以及修改多久后生效。失效资料、重复资料和权限变动同样需要进入更新流程。
为模型和接口变更预留验证
记录模型名称、调用配置、提示词及接口版本。更换模型、更新检索策略或调整业务接口后，应运行约定的业务和权限测试，保留变更记录。
明确模型调用费用由谁承担、额度不足时怎样提示，以及供应商服务不可用时如何降级。维护人员不能在缺少授权时随意扩大工具权限。
交接时验证能否独立接管
交付文档应包含启动停止、配置位置、备份恢复、日志查看、常见故障和联系渠道。安排一次由接收人员实际执行的交接演练。
对服务时间、响应方式、缺陷修复、新需求开发和第三方故障分别约定范围。没有明确维护协议时，不应默认包含长期免费运维。